Ce document a été produit avec l’aide du guide pratique de la SMQ.

Mission

Le Collectif pour la Recherche et l’Archivage du Mouvement Étudiant (CRAME) a pour mission d’acquérir, numériser et faire connaître les différents documents produits par les groupes étudiants du Québec. Cela incluent les archives des associations étudiantes et de toute autre groupe qui composent le mouvement étudiant.

Champs de collectionnement

Les différents documents qui concernent le CRAME sont tout ceux produits par des organisations étudiantes du Québec. Elle priorisera les archives numériques et numérisera celles qui ne le sont pas. Elle redirigera les archives physiques de personne donatrice vers des organismes capables de conserver ceux-ci si elles sont dans l’incapacité de le faire elle-même.

Politique d’acquisition

1.0 Adoption

La présente politique d’acquisition (version 0.0) n’a pas été adoptée encore, elle le sera dans le future.

2.0 Comité d’acquisition

Pour s’assurer que le CRAME puissent fonctionner dans les phases embrillonaire, il est formé seulement du fondateur du CRAME. Les décisions du Comité seront publié sur le site web du CRAME.

3.0 Critères de séléction

Voici les critères utilisés pour déterminer si les documents seront séléctionner pour être collectionner par le CRAME

• Pertinence en fonction de la mission: Si le document est en accordance avec la mission du CRAME définit ci-dessus.
• Cohérence avec la collection: Si le document vient compléter une collection existante ou si une collection similaire existe.
• Importance historique: Si le document réfère à une organisme qui a une valeur historique pour la compréhension du mouvement étudiant.
• Considération légale: Si le document est acquis avec l’accord de l’organisation auquel elle appartient ou une des personnes membres si l’organisation n’existe plus.
• Restrictions quant à la diffusion: Si le document doit avoir un accès restreint.

4.0 Modes d’acquisition

Tout document acquis doit être catalogué à l’aide d’un contrat signé entre le CRAME et la personne donatrice. Dans le cas où la personne donatrice n’a pas catalogué ces documents, elle pourra demander au CRAME de le faire pour elle.

Pour les documents déja numérisés, les documents pourront être partagé au CRAME de façon éléctronique.

Pour les documents disponibles seulement de façon physique, deux options sont possibles:

• Un membre autorisé du CRAME se déplace à l’endroit où les archives se trouvent pour les numériser sur place
• La personne donatrice et le CRAME établissent une entente pour un emprunt tel que définit dans la Politique de prêt et d’emprunt du CRAME.

5.0 Phases d’acquisition

5.1 Proposition d’acquisition

Une personne donatrice peut soumettre une collection de documents au CRAME en envoyant un courriel à don@crame.org. Cette personne doit décrire ce que sa collection contient.

À la réception de ce courriel, le Comité d’acquisition décides si cette collection serais en accordance avec la mission et le champs de collectionement du CRAME.

5.2 Élaboration d’un dossier d’acquisition

La décision du comité et le suivi

Le Comité d’acquisition analyse la proposition, prend une décision relative à l’offre, consigne son argumentaire et dépose ses recommandations au conseil
d’administration.

Refus d’acquisition

Les arguments justifiant le refus d’acquisition sont conservés dans le dossier de l’objet. Ce dossier devrait être archivé. La réponse est communiquée par écrit au propriétaire. Si l’objet est au musée, des dispositions sont prises pour son retour au propriétaire (Voir la section Sortie des objets).

Acceptation de l’offre d’acquisition

Les arguments justifiant l’acceptation de l’acquisition sont conservés dans le
dossier de l’objet. La décision du comité, entérinée par le conseil d’administration, est communiquée au propriétaire par écrit. Il faut ensuite rédiger un contrat de transfert de propriété, prendre entente avec le propriétaire pour la signature du contrat – le paiement ou la signature de l’entente de donation – et la prise de possession de l’objet, s’il n’est pas déjà au musée (Voir la section Entrée des objets).

Signature de contrat

Le document de transfert de titre de propriété doit être produit et signé en deux exemplaires par les deux parties. Un original signé est conservé dans le dossier d’acquisition de l’objet, l’autre est remis à l’ancien propriétaire.

5.3 Intégration aux collections

Les documents seront intégrés à une collection propres à ces documents ou seront intégrés à une collection existante à cette étape.

6.0 Cas particuliers

6.1 Les dépôts

Dans le cas où la personne donatrice est dans le processus de donner une collection, elle pourra déposer les documents à la résidence d’un membre autorisé du CRAME.

6.2 Les prêts illimités

Dans le cas où les phases d’acquisition ne sont pas respectés, et que des documents sont remis au CRAME, elle les conservera jusqu’à ce que sa personne donatrice les réclament. Ce scénario est à éviter pour s’assurer que le CRAME n’en subissent pas les coûts.

Politique d’aliénation

L’aliénation est l’activité par laquelle un objet ou un groupe d’objets est retiré d’une manière définitive, volontairement ou involontairement, des collections de l’institution.

1.0 Adoption

La présente politique d’acquisition (version 0.0) n’a pas été adoptée encore, elle le sera dans le future.

2.0 Comité d’aliénation

Pour s’assurer que le CRAME puissent fonctionner dans les phases embrillonaire, il est formé seulement du fondateur du CRAME. Les décisions du Comité seront publié sur le site web du CRAME.

3.0 L’aliénation volontaire

L’aliénation est l’activité par laquelle un objet ou un groupe d’objets est retiré d’une manière définitive, volontairement ou involontairement, des collections de l’institution muséale.¹

3.1 Conditions d’aliénation volontaire

Voici les critères utilisés pour déterminer si les documents seront séléctionner pour être aliéné de façon volontaire par le CRAME:

• Aliénabilité: Si le document fait partie d’une collection dans lequel le contrat d’acquisition empêchent son retrait.
• Potentiel d’exposition et de recherche: Si le document pourrais être intéressant à exposé ou si l’objet pour servir à améliorer la connaissance qu’on a du mouvement étudiant.
• Attribution éronné: Si le document a été faussement attributé à son créateur.rice.
• Faux renseignements: Si de nouveaux renseignements viennent mettre en doute la légitimité de la présence du document à l’intérieur de la collection.
• Sécurité des personnes: Si le document porte atteinte à la sécurité des personnes par son exposition ou son partage.

3.2 Phases d’aliénation volontaire

Lorsque le CRAME veut procédé à une aliénation volontaire, elle doit procédé à l’élaboration d’un dossier.

Élaboration d’un dossier d’aliénation volontaire

Pour ce faire, un dossier doit être créer qui incluent l’information au sujet de la collection, un argumentaire pour son retrait et une proposition quant au mode d’aliéanation.

La décision du comité et le suivi

Ce dossier doit être déposé au Comité d’aliéanation et le comité doit prendre une décision.

Refus d’aliénation

Le dossier qui a été constitué pour l’examen est inséré dans la collection respective du CRAME.

Acceptation d’aliénation

Si le Comité autorise l’aliénation de la collection, on doit considérer de le re-donner à la personne donatrice. Si cela n’est pas possible, ou qu’elle refuse le don, le CRAME doit trouver un centre d’archives qui veut accepter ce don.

Un contrat de don doit alors être signé avec le tiers qui accepte le don et une entente doit être conclu pour la livraison de la collection.

Si aucune personne capable d’entretenir cette collection accepte le don, le CRAME doit garder cette collection jusqu’à ce qu’elle trouve une telle personne.

Dans le cas où une personne accepte le don, une note doit être inscris dans les endroits appropriés pour que toute personne puisse retrouver cette collection dans ces recherches.

4.0 L’aliénation involontaire

Une aliénation involontaire s’agit d’un retrait de documents des collections par des facteurs extérieurs et souvent hors du contrôle du CRAME tel que le vol ou la disparition.

4.2 Phases du processus en cas d’aliénation involontaire

En cas de destruction involontaire ou de vol de l’objet, il faut????

Politique de prêt et d’emprunt

1.0 Le prêt

« Le prêt est l’activité par laquelle un objet ou un groupe d’objets, demandé par un tiers qui désire l’utiliser, quitte votre institution muséale pendant une période déterminée. »²

1.1 Modalités

Toute personne peut faire un prêt des documents dans nos archives numériques pour une période illimité pour aucun coût. Aucune archive physique ne pourra être prêté.

2.0 L’emprunt

« L’emprunt est l’activité pendant laquelle votre institution muséale assume la responsabilité d’un objet ou un groupe d’objets pour une période déterminée, sans en tenir légalement la propriété. »³

2.1 Modalités

Le CRAME peut signer une entente pour faire un faire l’emprunt des archives physiques d’un organisme étudiant dans le but de les numériser ou de trouver une institution capable de l’entreproser.

Les archives sont alors déplacés à la résidence d’un membre autorisé du CRAME par la personne donatrice pour qu’elles soit numérisés avant d’être retournés à la personne donatrice par celle-ci.

La personne donatrice doit s’assurer de prendre des précautions pour s’assurer que les documents ne soient pas à risque d’être endommagé lors de son transport et elle doit assumer les coûts de transportation.

2.2 Durée

La durée d’une entente d’emprunt doit être d’un maximum de 6 mois. Elle peut être renouvelée si cela est nécessaire.

Directives relatives aux mouvements d’objets

Directives relatives à la documentation des collections

Directives relatives au contrôle et à l’accès aux collections

Directives relatives à la conservation des collections

1. Lafaille, Madeleine. Comment gérer vos collections? Le guide de gestion du Réseau Info‐Muse, Société des musées québécois, 2001, p. 41. ↩︎
2. Lafaille, Madeleine. Comment gérer vos collections? Le guide de gestion du Réseau Info‐Muse, Société des musées québécois, 2001, p. 29. ↩︎
3. Lafaille, Madeleine. Comment gérer vos collections? Le guide de gestion du Réseau Info‐Muse, Société des musées québécois, 2001, p. 17. ↩︎